We staan aan het begin van een nieuw tijdperk, en de verschuiving van oude technologieën naar modernere, effectieve oplossingen is in volle gang.

Er is een enorme verschuiving naar cloud-gebaseerde technologieën. Volgens experts stappen kleine bedrijven steeds meer over op digitale en cloud-gebaseerde oplossingen. De kostprijs is slechts een van de vele redenen waarom bedrijven massaal overstappen op internetoplossingen zoals VoIP (Voice over Internet Protocol) telefoons.

Naarmate de technologie die de internet infrastructuur ondersteunt zich verder ontwikkelt, en meer VoIP aanbieders op de markt komen (waardoor iedereen het spel meespeelt), realiseren grote en kleine bedrijven zich dat VoIP de weg van de toekomst is. Ze zijn ook tot het besef gekomen dat de toekomst nu is.

Er zijn tientallen redenen waarom Belgische kmo voor hun telefonische communicatiesystemen op VoIP overschakelen. We behandelen de top 10.

1. Kostenbesparingen

Misschien wel de meest dwingende reden om op een VoIP telefooncentrale over te schakelen is om geld te besparen. Kleine bedrijven kunnen op allerlei gebieden besparen, waaronder:

– Lagere rekeningen voor lange-afstandsgesprekken

– Minder apparatuur nodig

– Geen extra kosten voor maatwerk

– Minimale instelkosten

– Lagere maandelijkse servicekosten

Hoewel de precieze kostenbesparingen variëren, kan de gemiddelde kleine onderneming rekenen op een besparing van 30% tot 50% (of meer) wanneer ze op VoIP overschakelt.

2. Verbeterde klantenervaring

Een professionele telefoonaanwezigheid is een must. Dit omvat het hebben van een automatische telefoniste, wachtmuziek, en intuïtieve telefoongidsen. Traditionele PBX (private branch exchange) systemen moeten worden opgezet en aangepast om dit niveau van dienstverlening te bieden, en er wijzigingen in aanbrengen kan een omslachtig proces zijn.

Met VoIP zitten moeder en kind bedrijven niet langer opgescheept met een amateuristisch klinkende telefoongroet. In plaats daarvan kunnen ze de strijd aangaan met de grote jongens, en hun klanten functies bieden die vroeger alleen grotere ondernemingen konden krijgen.

Klantenservice van een hoger niveau houdt niet op bij een gepolijste telefoonbegroeting. Andere VoIP functies die de klantervaring verbeteren zijn sms’jes voor gemiste oproepen, automatische verdeling van oproepen, en gespreksanalyse.

Als je nog nooit de kans gehad hebt om gespreksanalyses en gebruiksrapporten te bekijken, dan hebben deze inzichten de potentie om je bedrijf revolutionair te veranderen. In één oogopslag krijg je een onmiddellijk beeld van wat er in je front office gebeurt. Enkele van de gegevens die je kunt volgen zijn:

– Totaal aantal inkomende gesprekken

– Totaal aantal geplaatste oproepen

– Totaal gemiste en beantwoorde oproepen

– Welk nummer gedraaid werd (call tracking)

– Belvolume en op welk tijdstip van de dag je de meeste gesprekken krijgt

– Oproepbron (sommige systemen laten zien of de beller een klant of niet-klant was)

 3. Mobiliteit

De kantoorgrenzen vervagen naarmate meer bedrijven als verspreide teams gaan werken. Er is ook een gestage toename van het percentage werknemers dat thuis werkt, althans gedurende een deel van hun week. Hoewel deze mobiliteit teams flexibiliteit biedt, kan het een uitdaging zijn om het imago van je bedrijf te controleren wanneer teamleden met klanten spreken.

Wanneer je een VoIP systeem hebt, kunnen je medewerkers hun mobiele telefoons gebruiken alsof het je kantoortelefoon is d.w.z. een vast nummer op mobiel. Ze kunnen bellen en gebeld worden vanaf je erkende telefoonnummer, terwijl ze hun werk en privé gesprekken gescheiden houden.

Deze regeling is ook handig voor klanten en cliënten die gewend zijn met bedrijven te communiceren via SMS tekstberichten.

Doordat ze van overal met een Internetverbinding zakelijke gesprekken kunnen voeren en ontvangen, zijn werknemers in staat om productief te zijn, waar ze ook zijn.

4. Betrouwbaarheid

Omdat traditionele telefoonsystemen je aan je bureau gekluisterd houden, is de kans groot dat je gesprekken mist. Een toiletpauze van vijf minuten of een lunchuur zonder front desk dekking kan leiden tot duizenden dollars aan gemiste kansen.

VoIP systemen stellen bedrijven in staat meer kansen te benutten door minder gemiste oproepen. In plaats van gesprekken naar één enkele persoon te routeren, kun je met VoIP systemen die telefoongesprekken doorschakelen of doorschakelen naar wie maar beschikbaar is. Je kunt zelfs beslissingscriteria instellen (automatische verdeling van oproepen) om te bepalen wie wanneer welke oproepen zal aannemen.

In het geval van een gemiste oproep zorgt een nieuwe functie, die “gemiste oproep sms” heet, ervoor dat de beller onmiddellijk na het ophangen iets van je hoort, zelfs als er niemand beschikbaar is om zijn oproep aan te nemen.

Een beller zou bijvoorbeeld onmiddellijk na een gemiste oproep een sms kunnen krijgen die iets als dit zegt: “Hallo daar! Sorry dat we je gemist hebben! We zijn even uit het kantoor gestapt, maar we zijn om 14.00 uur weer terug. Is er intussen iets waar we je nu mee kunnen helpen?”

5. Schaalbaarheid

Met een traditioneel telefoonsysteem zijn er onvermijdelijk groeipijnen als je nieuwe werknemers aanneemt of naar een grotere ruimte verhuist. Gewoonlijk moet je voor een nieuwe aanwinst een telefoonlijn toevoegen, hem in je systeem laten instellen, en zelfs delen van je telefoonboom opnieuw opnemen.

Bedrijven die op VoIP overgestapt zijn, waarderen dat ze nieuwe medewerkers onmiddellijk kunnen toevoegen zonder een arm en een been te moeten betalen. Het enige wat ze hoeven te doen is in te loggen op hun VoIP software en enkele basisinstellingen aan te passen. Geen IT hulp nodig!

Deze gebruiksgemak factor geldt ook voor hosted VoIP. Kies je voor on-premises VoIP, dan heb je misschien nog wel wat technische expertise nodig om hardware in te stellen, maar het zal niet zo arbeidsintensief of ingewikkeld zijn als een traditioneel PBX systeem.

Kies je voor hosted VoIP, dan krijg je het extra voordeel dat je over telefoons beschikt die niet aan een fysieke locatie gebonden zijn. Je kunt van kantoor verhuizen zonder je telefoonsysteem te hoeven vervangen.

6. Minder onderhoud

Eigenaars van kleine bedrijven voelen de pijn van het voortdurend moeten upgraden van apparatuur en systemen, en traditionele telefoonsystemen kunnen dit proces bijzonder pijnlijk maken. Een van de redenen hiervoor is dat conventionele telefoonsystemen snel verouderen.

Dit betekent dat ze draaiende houden kan lijken op een spelletje hak-door-de-molen. Zodra je iets repareert, bijwerkt, of opwaardeert, begint een ander piepend wiel om vet te vragen. Om de hoofdpijn nog groter te maken, is nieuwe apparatuur voor deze systemen moeilijk te vinden, en de experts die weten hoe ze te repareren en onderhouden zijn schaars en ver te zoeken.

VoIP apparatuur is in vergelijking minder omslachtig in het gebruik, en hoewel er enige technische kennis voor nodig is, heb je geen geavanceerde opleiding of certificeringen nodig om het te laten werken. Als je een hosted VoIP oplossing hebt, is het nog gemakkelijker om je systeem te onderhouden omdat de VoIP leverancier dat allemaal voor je afhandelt.

7. 21e eeuwse functies

Eerlijk gezegd kunnen traditionele telefoonsystemen niet alles bijhouden wat de huidige VoIP oplossingen bieden. Naast geavanceerde functies zoals automatische gespreksverdeling die standaard worden geleverd, omvatten VoIP systemen ook visuele voicemail, gesprekslogboeken, videoconferenties, voicemail naar e-mail integraties, en meer. Als je een modern kantoor runt, dan is VoIP een must.

8. Elimineert de omslachtige faxmachine

Heb je nog steeds een faxapparaat in je kantoor? Neemt het kostbare ruimte in? Loopt hij onvoorspelbaar vast, is het papier op het slechtste moment op, of is de afdrukkwaliteit slecht?

Faxapparaten zijn een relikwie aan het worden, en met digitale faxoplossingen zijn ze niet meer nodig. Veel VoIP aanbieders bieden ook Internet faxen aan, ingebouwd of tegen een kleine vergoeding.

9. Integreert met bedrijfssoftware

Stel dat een klant naar je kantoor belde, en je zag niet alleen zijn telefoonnummer en naam op je beller ID, maar je kon ook zijn hele klantendossier zien? Je kon notities zien over verschuldigde saldi, of ze een afspraak gepland hadden, wanneer ze jarig zijn, en of je een onderwerp met ze moet bespreken bij hun volgende telefoontje.

Hoeveel soepeler zou je zaak lopen als je receptie al die informatie meteen op hun computerscherm kon zien? Hoeveel meer zouden je klanten zich gewaardeerd voelen als degene die de telefoon opnam wist wie ze waren en niet voor de vijfde keer hoefde te vragen hoe ze hun achternaam moesten spellen?

Niet alle VoIP oplossingen integreren met bedrijfssoftware, maar vele wel.

10. Verbindt meerdere kantoren

Als je meerdere vestigingen hebt of overweegt uit te breiden, is dit het ideale moment om VoIP aanbieders te gaan evalueren. Hoewel een on-premises VoIP oplossing voor elke locatie een apart systeem vereist, is dat bij hosted VoIP niet het geval. Het is relatief eenvoudig om locaties toe te voegen, en het meeste werk kan door iedereen in je team gedaan worden met een beetje technische hulp van je VoIP provider.

Conclusie

Een van de beste oplossingen voor veel kleine bedrijven is over te schakelen op een hosted-VoIP oplossing, in tegenstelling tot on-premises VoIP. Het verschil tussen de twee is dat bij een gehoste oplossing de provider alle apparatuur onderhoudt, waardoor hij verantwoordelijk is voor onderhoud en upgrades.

Deze regeling neemt de last van apparatuuronderhoud en -reparaties uit handen van een klein bedrijf, zodat ze zich kunnen concentreren op wat ze het beste kunnen, hun klanten van dienst zijn.