Wanneer je de leider bent van een groot project draag je de grote verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alle onderdelen van het project zonder problemen verlopen. Bij een groot project zijn er namelijk vaak meerdere losse onderdelen waar rekening mee moet worden gehouden. Het is daarom van essentieel belang om alle onderdelen van het project inzichtelijk te maken en samen te brengen om zo het uiteindelijke doel te bereiken. Daarnaast is inzicht in alle aspecten van het project belangrijk om zo op tijd een strategie aan te kunnen passen waar mogelijk. project portfolio management is een systeem dat het gemakkelijk maakt om een duidelijk overzicht te krijgen van alle aspecten van het project.
Portfolio management voor het budget
Het eerste punt waarop project portfolio management software kan helpen bij het leiden van een groot project is bij het krijgen van inzicht in de financiën. Bij het leiden van een project is het belangrijk om constant op de hoogte te zijn van het budget dat voor het project beschikbaar is. Portfolio management kun je gemakkelijk en snel koppelen aan het financiële systeem dat voor het project wordt gebruikt. Vervolgens wordt het project portfolio automatisch geüpdate zodat je altijd de meest recente informatie tot je beschikking hebt. Op deze manier kun je met portfolio management ook gemakkelijk inzicht krijgen in alle eerdere kosten waar budget aan is uitgegeven.
Portfolio management voor de kwaliteit
Wanneer je de leider bent van een groot project wil je uiteraard dat dit project ook van goede kwaliteit is. Om ervoor te zorgen dat het resultaat van een project van goede kwaliteit is is het belangrijk om inzicht te hebben in alle aspecten van het project. Door een duidelijk overzicht te hebben van het project kun je namelijk direct inspelen op punten die minder goed lijken te verlopen. Ook kun je met behulp van een project portfolio duidelijke doelen stellen voor op zowel de korte termijn als voor op de lange termijn. Tenslotte zorgt een project portfolio voor duidelijke reportages die ook weer bijdragen aan de inzichtelijkheid van het project.
Portfolio management voor het risico
Bij alle grote projecten komen helaas ook risico’s kijken, dit kunnen zowel kleine risico’s maar zeker ook grotere risico’s zijn die vervolgens ook een grote impact kunnen hebben op het project. Met een project portfolio kunnen al deze risico’s in kaart worden gebracht en kan de ernst van de verschillende risico’s worden bepaald. Om de ernst van een risico te bepalen wordt er gekeken naar onder andere de kans op het risico en de gevolgen die het risico zal hebben voor het project. Wanneer je op de hoogte bent van de mogelijke risico’s en de ernst van deze risico’s kun je hierop inspelen door maatregelen te treffen waar nodig.
Portfolio management voor de tijd
Het laatste punt waar je als leider van een groot project rekening mee moet houden is tijdmanagement. Een van de manieren waarop een project portfolio kan helpen bij het efficiënt werken en het besparen van tijd is door ervoor te zorgen dat de juiste informatie bij de juiste mensen terecht komt. Daarnaast kan een project portfolio ook een beter inzicht geven in de planning van een project door gebruik te maken van een duidelijke weergave van deze planning. Tenslotte kun je in een project portfolio ook terugvinden wie welke taken en bevoegdheden heeft zodat iedereen op de hoogte is van wat er van hem wordt verwacht.
